تنظيم حسابات شركة شحن طرود عبر Excel
دليلك العملي لبناء نظام محاسبي متكامل وفعال لشركتك
1. هيكل ملف الإكسل والأوراق المطلوبة
الشحنات
لتسجيل كل عملية شحن بتفاصيلها الكاملة من المصدر إلى التسليم.
العملاء
قاعدة بيانات مركزية تحتوي على جميع معلومات العملاء وتسهل الوصول إليها.
السائقين
سجل خاص بمعلومات السائقين، العمولات، وتفاصيل التواصل.
المصاريف
لتتبع جميع المصاريف التشغيلية مثل الوقود، الصيانة، والرواتب.
التقارير
لوحة تحكم ديناميكية لعرض ملخصات وأداء الشركة بشكل تلقائي.
2. أعمدة كل ورقة (تفاصيل الحقول)
| اسم الحقل | نوع الحقل | مثال |
|---|---|---|
| رقم الشحنة | رقم تلقائي | SH-2025-001 |
| تاريخ الشحنة | تاريخ | 15/07/2025 |
| العميل (ID) | قائمة منسدلة | C-001 |
| نوع الطرد | قائمة منسدلة | وثائق - بضاعة عامة |
| الوزن (كغم) | رقم | 5.2 |
| المدينة الهدف | نص | الرياض |
| تكلفة الشحن | عملة | 75 ر.س |
| تكلفة إضافية | عملة | 15 ر.س |
| السائق (ID) | قائمة منسدلة | D-002 |
| حالة التسليم | قائمة منسدلة | تم التسليم - مؤجل |
| تاريخ التسليم | تاريخ | 16/07/2025 |
| حالة الدفع | قائمة منسدلة | مدفوع - غير مدفوع |
| اسم الحقل | نوع الحقل |
|---|---|
| عميل (ID) | نص (C-001) |
| اسم العميل | نص |
| الهاتف | نص |
| البريد الإلكتروني | نص |
| العنوان | نص |
| رصيد مدين | عملة |
| اسم الحقل | نوع الحقل |
|---|---|
| سائق (ID) | نص (D-001) |
| اسم السائق | نص |
| هاتف السائق | نص |
| عمولة/رحلة | عملة |
| ملاحظات | نص |
| اسم الحقل | نوع الحقل |
|---|---|
| تاريخ المصروف | تاريخ |
| نوع المصروف | قائمة منسدلة |
| المبلغ | عملة |
| وصف | نص |
3. نصائح للإدخال الفعال
- القوائم المنسدلة: استخدم Data Validation لتوحيد الإدخالات المتكررة.
- الألوان الشرطية: ميّز الشحنات غير المدفوعة باللون الأحمر لتسهيل المتابعة.
- القوالب الجاهزة: أنشئ نموذج إدخال (Form) لتسريع عملية تسجيل البيانات.
- التجميد (Freeze Panes): جمّد الصف الأول لتظل العناوين ظاهرة دائمًا.
- الاختصارات: استخدم `Ctrl+;` لإدخال التاريخ الحالي بسرعة.
- التحقق من البيانات: امنع الأخطاء بتقييد أنواع البيانات (مثلًا، الوزن بالأرقام فقط).
4. نصائح لاستخراج التقارير
تقارير شهرية
إجمالي الإيرادات:
=SUMIFS(الشحنات!G:G, الشحنات!B:B, ">=01/07/2025",
الشحنات!B:B, "<=31/07/2025")
ديون العملاء:
=SUMIF(الشحنات!J:J, "غير مدفوع", الشحنات!G:G)
استخدم PivotTable لتحليل أفضل العملاء حسب حجم التعامل.
تقارير سنوية وأدوات متقدمة
تحليل المصاريف (مثال: الوقود):
=SUMIF(المصاريف!B:B, "وقود", المصاريف!C:C)
استخدم PivotChart لإنشاء رسم بياني يقارن الإيرادات الشهرية.
استخدم الجداول المحورية لعرض: إيرادات الشهر الحالي مقابل الماضي، نسبة الشحنات المؤجلة، وتوزيع الشحنات على المدن.
نصائح إضافية
- النسخ الاحتياطي: احفظ نسخة أسبوعية في OneDrive/Google Drive.
- الحماية: قم بحماية الأوراق الهامة عبر `Review > Protect Sheet`.
-
الترقيم التلقائي:
= "SH-" & TEXT(TODAY(),"YYYY") & "-" & TEXT(ROW(A1),"000")