1. هيكل ملف الإكسل وتفاصيل الأعمدة
يتكون الملف من عدة أوراق عمل مترابطة لتغطية كافة جوانب العمل في المركز. اضغط على اسم كل ورقة لاستعراض الأعمدة المقترحة لها.
ورقة عمل: بيانات العملاء (Clients)
هذه هي القاعدة الأساسية التي تحتوي على معلومات كل عميل.
| اسم الحقل | نوع الحقل | وصف الحقل |
|---|---|---|
| كود العميل (ClientID) | رقم تلقائي | رقم فريد لكل عميل، يُستخدم للربط مع الأوراق الأخرى. |
| اسم العميل | نص | الاسم الكامل للعميل. |
| رقم الهاتف | نص (لتضمين 0) | وسيلة التواصل الأساسية. |
| تاريخ التسجيل | تاريخ | تاريخ انضمام العميل للمركز. |
| نوع الاشتراك | قائمة منسدلة | (شهري، 3 شهور، باقة جلسات) - يتم جلبها من ورقة الإعدادات. |
| تاريخ انتهاء الاشتراك | صيغة/تاريخ | يتم حسابه تلقائيًا بناءً على تاريخ ونوع الاشتراك. |
| الحالة | قائمة منسدلة | نشط، مجمد، منتهي. |
ورقة عمل: سجل الجلسات والمتابعات (Sessions)
لتسجيل كل زيارة أو جلسة يقوم بها العميل مع تدوين قياساته.
| اسم الحقل | نوع الحقل | وصف الحقل |
|---|---|---|
| كود المتابعة | رقم تلقائي | رقم فريد لكل جلسة. |
| كود العميل | VLOOKUP | يتم إدخاله لجلب اسم العميل تلقائيًا. |
| اسم العميل | صيغة (VLOOKUP) | يُجلب تلقائيًا من ورقة العملاء. |
| تاريخ الجلسة | تاريخ | تاريخ حضور العميل. |
| الوزن (كجم) | رقم عشري | وزن العميل في هذه الجلسة. |
| نسبة الدهون (%) | رقم عشري | قراءة جهاز قياس الدهون. |
| ملاحظات | نص | أي ملاحظات من الأخصائي. |
ورقة عمل: السجل المالي (Financial)
لتتبع جميع الإيرادات والمصروفات الخاصة بالمركز.
| اسم الحقل | نوع الحقل | وصف الحقل |
|---|---|---|
| كود الحركة | رقم تلقائي | رقم فريد لكل عملية مالية. |
| التاريخ | تاريخ | تاريخ تنفيذ العملية. |
| البيان | نص | وصف للعملية (مثال: "اشتراك العميل فلان"، "فاتورة كهرباء"). |
| كود العميل (إن وجد) | رقم | يُربط بالإيرادات من العملاء. |
| المبلغ | عملة | قيمة المبلغ. |
| نوع الحركة | قائمة منسدلة | إيراد، مصروف. |
| بند المصروف/الإيراد | قائمة منسدلة | (اشتراكات، إيجار، رواتب، فواتير) - من ورقة الإعدادات. |
ورقة عمل: الإعدادات والقوائم (Settings)
ورقة مركزية لتخزين البيانات الثابتة التي تُستخدم في القوائم المنسدلة بالأوراق الأخرى.
| قائمة أنواع الاشتراكات | قائمة حالة العميل | قائمة بنود الإيرادات | قائمة بنود المصروفات |
|---|---|---|---|
| شهري | نشط | اشتراكات عملاء | إيجار |
| 3 شهور | مجمد | بيع منتجات | رواتب الموظفين |
| باقة 12 جلسة | منتهي | استشارات | فواتير (كهرباء/ماء) |
| اشتراك سنوي | - | - | تسويق وإعلان |
2. أمثلة وبيانات تجريبية
مثال على ورقة "سجل الجلسات والمتابعات"
هكذا ستبدو البيانات عند تعبئتها في ورقة المتابعات، لاحظ كيف يُستخدم "كود العميل" للربط.
| كود المتابعة | كود العميل | اسم العميل | تاريخ الجلسة | الوزن (كجم) | نسبة الدهون (%) |
|---|---|---|---|---|---|
| 101 | 1 | أحمد محمد | 2023-10-01 | 95.5 | 28.2 |
| 102 | 2 | فاطمة علي | 2023-10-03 | 72.0 | 31.5 |
| 103 | 1 | أحمد محمد | 2023-10-08 | 94.2 | 27.5 |
3. نصائح لجعل الإدخال فعالاً ومنظماً
-
استخدام القوائم المنسدلة (Data Validation)
اربط الحقول مثل "نوع الاشتراك" و "الحالة" بورقة "الإعدادات". هذا يمنع الأخطاء الإملائية ويوحد البيانات.
-
التنسيق الشرطي (Conditional Formatting)
استخدمه لتلوين الاشتراكات التي قاربت على الانتهاء باللون الأصفر، والمنتهية باللون الأحمر. أو لتظليل العملاء غير النشطين.
-
دوال البحث (VLOOKUP / XLOOKUP)
في ورقة المتابعات، بمجرد إدخال "كود العميل"، استخدم VLOOKUP لجلب اسمه تلقائيًا من ورقة العملاء لتقليل الإدخال اليدوي.
-
حماية الأوراق والصيغ
قم بحماية الخلايا التي تحتوي على معادلات لمنع حذفها عن طريق الخطأ. اسمح فقط بتعديل خلايا الإدخال.
-
تحويل النطاقات إلى جداول (Format as Table)
هذه الميزة في إكسل تجعل الفلترة والفرز أسهل، وتوسع نطاق الصيغ تلقائيًا عند إضافة صفوف جديدة.
4. نصائح لاستخراج التقارير الشهرية والسنوية
-
استخدام الجداول المحورية (PivotTables)
هي أقوى أداة في إكسل للتلخيص. يمكنك إنشاء تقرير شهري بالإيرادات والمصروفات، أو عدد العملاء الجدد كل شهر، أو متوسط فقدان الوزن للعملاء ببضع نقرات.
-
الرسوم البيانية (Charts)
قم بإنشاء رسم بياني خطي لتتبع تطور وزن عميل معين. أو رسم بياني دائري لإظهار توزيع المصروفات على البنود المختلفة.
-
دوال التلخيص الشرطية (SUMIF, COUNTIF)
استخدمها لإنشاء لوحة معلومات (Dashboard) بسيطة في ورقة منفصلة. مثال: =SUMIF(Financial!F:F, "إيراد", Financial!E:E) لحساب إجمالي الإيرادات.
-
إضافة أعمدة مساعدة للتاريخ
في الأوراق التي تحتوي على تواريخ، أضف عمودين إضافيين بصيغ بسيطة: واحد يستخرج الشهر (=MONTH(A2)) والآخر السنة (=YEAR(A2)). هذا يسهل بشكل كبير عملية الفلترة وإنشاء التقارير الشهرية والسنوية في الجداول المحورية.