1. هيكل ملف الإكسيل المقترح
لإنشاء نظام فعال، سنقوم بتقسيم الملف إلى 5 ورقات عمل (Sheets) رئيسية، كل ورقة تخدم غرضاً محدداً لضمان التنظيم والفصل بين البيانات المختلفة.
لوحة التحكم (Dashboard)
الواجهة الرئيسية لعرض ملخصات وتقارير بيانية فورية.
الأعضاء (Members)
قاعدة بيانات مركزية تحتوي على معلومات جميع المشتركين.
أنواع الاشتراكات
قائمة ثابتة بالباقات وأسعارها ومدتها لتوحيد الإدخالات.
المدفوعات والاشتراكات
السجل الديناميكي لجميع العمليات المالية الخاصة بالأعضاء.
المصروفات (Expenses)
سجل لتتبع المصروفات التشغيلية لمعرفة صافي الربح.
2. تفاصيل الأعمدة والبيانات التجريبية
هنا يمكنك استعراض هيكل الأعمدة المقترح لكل ورقة عمل مع بيانات تجريبية. استخدم الأزرار للتنقل بين أوراق العمل.
ورقة "الأعضاء" (Members)
قاعدة بيانات أساسية تحتوي على جميع معلومات المشتركين.
| اسم الحقل | نوع الحقل | ملاحظات |
|---|---|---|
| معرّف العضو | رقم | رقم فريد لكل عضو، لا يتكرر. |
| الاسم بالكامل | نص | اسم العضو الثلاثي. |
| رقم الهاتف | نص | يحافظ على الصفر في البداية. |
| تاريخ التسجيل | تاريخ | أول يوم تسجيل للعضو. |
| حالة الاشتراك | صيغة Formula | تحسب تلقائياً (نشط/منتهي). |
| تاريخ انتهاء الاشتراك | صيغة Formula | يُجلب تلقائياً من ورقة المدفوعات. |
ورقة "أنواع الاشتراكات" (Subscription Types)
قائمة بالباقات التي تقدمها الصالة الرياضية مع أسعارها.
| اسم الحقل | نوع الحقل | مثال |
|---|---|---|
| معرّف الاشتراك | رقم | 1 |
| اسم الاشتراك | نص | "اشتراك ذهبي - شهر واحد" |
| المدة (بالأيام) | رقم | 30 |
| السعر | عملة | 250 ر.س |
بيانات تجريبية
| اسم الاشتراك | المدة (بالأيام) | السعر |
|---|---|---|
| اشتراك شهري | 30 | 250 ر.س |
| اشتراك 3 أشهر | 90 | 650 ر.س |
| اشتراك سنوي | 365 | 2200 ر.س |
ورقة "المدفوعات والاشتراكات" (Payments)
سجل لجميع عمليات الدفع وتجديد الاشتراكات التي يقوم بها الأعضاء.
| اسم الحقل | نوع الحقل | ملاحظات |
|---|---|---|
| معرّف الدفعة | رقم | رقم مسلسل لكل عملية دفع. |
| معرّف العضو | رقم | لربط الدفعة بالعضو الصحيح. |
| اسم الاشتراك | قائمة منسدلة | تُجلب من ورقة أنواع الاشتراكات. |
| تاريخ الدفع | تاريخ | تاريخ اليوم الذي تم فيه الدفع. |
| تاريخ انتهاء الاشتراك | صيغة Formula | تاريخ البدء + مدة الاشتراك. |
| المبلغ المدفوع | عملة | المبلغ الفعلي المدفوع. |
بيانات تجريبية
| معرّف العضو | اسم الاشتراك | تاريخ الدفع | المبلغ المدفوع |
|---|---|---|---|
| 101 | اشتراك 3 أشهر | 15/08/2023 | 650 ر.س |
| 102 | اشتراك شهري | 15/02/2023 | 250 ر.س |
| 101 | اشتراك شهري | 15/07/2023 | 250 ر.س |
ورقة "المصروفات" (Expenses)
سجل لتتبع جميع المصروفات التشغيلية.
| اسم الحقل | نوع الحقل | ملاحظات |
|---|---|---|
| التاريخ | تاريخ | تاريخ حدوث المصروف. |
| بند المصروف | نص | إيجار، كهرباء، صيانة، رواتب. |
| المبلغ | عملة | قيمة المصروف. |
| تفاصيل | نص | أي تفاصيل إضافية. |
3. نصائح لجعل الإدخال فعالاً ومنظماً
استخدام الجداول (Ctrl+T)
يحول بياناتك لنطاق ديناميكي يسهل إدارة الصيغ والتنسيق والتقارير.
التحقق من صحة البيانات
استخدم القوائم المنسدلة لمنع الأخطاء الإملائية وتوحيد البيانات، خاصة في أسماء الاشتراكات.
الصيغ الذكية
استخدم دوال مثل VLOOKUP, XLOOKUP, IF, TODAY لأتمتة الحسابات مثل حالة الاشتراك وتاريخ الانتهاء.
التنسيق الشرطي
لوّن الصفوف المهمة بصرياً، مثل تلوين الاشتراكات المنتهية بالأحمر والوشيكة بالأصفر.
4. نصائح لاستخراج التقارير الشهرية والسنوية
الجداول المحورية (PivotTables)
هي أقوى أداة في Excel لتلخيص وتحليل آلاف السجلات بنقرات بسيطة. أساس لوحة التحكم.
الرسوم البيانية (Charts)
حوّل أرقام الجداول المحورية إلى رسوم بيانية جذابة وسهلة القراءة (خطي للإيرادات، دائري للاشتراكات).
مقسمات طرق العرض (Slicers)
أضف فلاتر تفاعلية (أزرار) للتحكم في كل تقاريرك ورسومك البيانية، مما يجعل لوحة التحكم حية وتفاعلية.