الدليل الشامل لتنظيم حسابات وشؤون العيادات باستخدام الإكسل

تعلم كيفية بناء نظام متكامل لإدارة بيانات المرضى، المواعيد، والماليات بكفاءة عالية.

1. هيكل ملف الإكسل والأوراق المطلوبة

لتنظيم العمل بشكل فعال، يُنصح بتقسيم ملف الإكسل إلى عدة أوراق عمل متخصصة. هذا الهيكل يضمن سهولة الوصول للبيانات وتحديثها.

أوراق العمل الأساسية:

2. تفاصيل الأعمدة لكل ورقة

يجب تحديد الأعمدة (الحقول) بدقة في كل ورقة عمل لضمان إدخال بيانات متسقة ومنظمة.

ورقة المرضى:

اسم الحقل نوع الحقل مثال
كود المريض رقم (تسلسلي تلقائي) 101
الاسم الكامل نص أحمد محمد
الجوال نص 0550123456
تاريخ التسجيل تاريخ 15/10/2023
ملاحظات نص حساسية من البنسلين

ورقة المواعيد:

اسم الحقل نوع الحقل مثال
رقم الموعد رقم (تسلسلي) 500
كود المريض رقم 101
التاريخ تاريخ 20/11/2023
الوقت وقت 10:30 ص
نوع الخدمة قائمة منسدلة كشف عام
الحضور قائمة منسدلة (حاضر/غائب/ملغي) حاضر
التكلفة رقم (تلقائي) 150

ورقة الخدمات:

اسم الحقل نوع الحقل مثال
كود الخدمة رقم 1
اسم الخدمة نص كشف عام
السعر رقم 150

ورقة المدفوعات:

اسم الحقل نوع الحقل مثال
رقم الإيصال رقم (تسلسلي) 1001
كود المريض رقم 101
التاريخ تاريخ 20/11/2023
المبلغ رقم 150
طريقة الدفع قائمة منسدلة نقدي
ملاحظات نص دفعة كشف عام

3. أمثلة توضيحية وبيانات تجريبية

هنا نستعرض كيف ستبدو الجداول بعد تعبئتها ببيانات تجريبية.

جدول المرضى:

كود المريض الاسم الكامل الجوال تاريخ التسجيل ملاحظات
101 أحمد محمد 0550123456 15/10/2023 -
102 سارة عبدالله 0550654321 16/10/2023 حامل - الشهر السادس

جدول المواعيد:

رقم الموعد كود المريض التاريخ الوقت نوع الخدمة الحضور التكلفة
500 101 20/11/2023 10:30 ص كشف عام حاضر 150
501 102 21/11/2023 02:00 م أشعة غائب 300

جدول الخدمات:

كود الخدمة اسم الخدمة السعر
1 كشف عام 150
2 أشعة 300
3 تحليل دم 200

جدول المدفوعات:

رقم الإيصال كود المريض التاريخ المبلغ طريقة الدفع ملاحظات
1001 101 20/11/2023 150 نقدي كشف عام
1002 102 22/11/2023 200 تحويل دفعة مقدمة

4. نصائح لتنظيم الإدخال

استخدام ميزات الإكسل المتقدمة يقلل من الأخطاء ويوفر الوقت.

  1. التحقق من البيانات (Data Validation): لإنشاء قوائم منسدلة. مثال لربط تكلفة الموعد تلقائياً بالخدمة باستخدام `VLOOKUP`: 
    =VLOOKUP(D2, الخدمات!$B$2:$C$100, 2, FALSE)
  2. تنسيق شرطي (Conditional Formatting): لتلوين المواعيد الملغية باللون الأحمر أو تمييز المدفوعات المتأخرة.
  3. حماية الخلايا (Protect Sheet): لقفل الخلايا التي تحتوي على صيغ لمنع تعديلها عن طريق الخطأ.
  4. أتمتة الحقول: لتوليد أكواد تلقائية للمرضى: 
    ="M-" & TEXT(ROW(A1),"000")
  5. أزرار التنقل (Hyperlinks): لإنشاء فهرس وروابط تشعبية للانتقال السريع بين الأوراق.

5. نصائح لاستخراج التقارير

يمكن استخدام دوال الإكسل القوية لإنشاء تقارير ديناميكية تلخص أداء العيادة.

◂ تقارير شهرية:

لجمع الإيرادات الشهرية، يمكن استخدام دالة `SUMIFS`:

=SUMIFS(المدفوعات!D2:D100, المدفوعات!C2:C100, ">=1/11/2023", المدفوعات!C2:C100, "<=30/11/2023")

◂ تقارير سنوية:

لجمع الإيرادات السنوية، يمكن استخدام دالة `SUMPRODUCT`:

=SUMPRODUCT((YEAR(المدفوعات!C2:C100)=2023)*(المدفوعات!D2:D100))

◂ أدوات متقدمة: